Det skal du vide om Managed Document Services

En veludført og gennemanalyseret plan for, hvordan dokumenthåndteringen skal fungere i en virksomhed kan gøre underværker ved jeres forbrug, dokumentsikkerhed og brugertilfredshed. Her gennemgår vi, hvad Managed Document Services (MDS) [https://www.kyoceradocumentsolutions.dk/index/mds.html] er, hvordan det implementeres, og hvad en virksomhed kan få ud af at implementere løsningen.

Hvad er MDS?

Inden vi gør dig klogere på, hvad KYOCERA Managed Document Services – også kendt som MDS – konkret kan gøre for en virksomhed, skal vi måske lige starte med at få på plads, hvad MDS egentlig er for en størrelse.

Managed Document Services er en løsningsmodel for dokumenthåndtering i en virksomhed eller en organisation, hvor en ekstern specialvirksomhed sammensætter hardware, software, service og strategisk rådgivning for at optimere alle dele af en virksomheds udskrivningsproces.

MDS handler dermed ikke kun om en virksomheds print-løsning, men også hvordan information bliver til, og hvordan virksomheden håndterer dokumenter på en effektiv og sikker måde.

Hvad er den bedste MDS løsning?

Når I vil finde den bedste løsning til netop jeres virksomhed, handler det for jer om at stille krav til udbyderen, ligesom I skal undersøge, hvad I kan forvente at få retur fra den enkelte udbyder, hvis I vælger at benytte jer af deres løsning.

Hos KYOCERA har vi identificeret de 5 punkter, som vi mener, at virksomheder skal huske på for at vælge den bedste Managed Document Services’ løsning.

Besparelser

For at en MDS-løsning er god, skal den give jer en signifikant reduktion i jeres nuværende udgifter til dokumenthåndtering.

MDS-udbyderen skal kunne være i stand til at gennemgå jeres nuværende løsning for dokumenthåndtering og udpege de områder, hvor der kan spares, uden at det går ud over kvaliteten eller tilfredsheden for brugerne.

Effektivitet

Udbyderen skal kunne vise, at de kan forbedre effektiviteten i jeres virksomhed. I stedet for at bruge tid på problemer med printeren skal medarbejdernes motivation styrkes ved, at de i stedet kan fokusere deres tid på de opgaver, de faktisk er ansat til at udføre.

MDS skal skabe bedre workflows og øge produktiviteten.

Service

Jeres MDS-løsning skal fungere gnidningsfrit og uden problemer. Opstår der fejl eller problemer med jeres løsning, er det afgørende, at I ved, hvem I skal kontakte, og at udbyderen står til rådighed med hjælp og løsninger på jeres problem.

Fokus på miljøet

En god MDS-udbyder har også øje på miljøet. At reducere sit miljøaftryk er afgørende, og derfor skal en MDS-løsning sigte efter at implementere tiltag, som reducerer jeres affaldsmængde fra dokumenthåndtering, ligesom løsningen skal være med til at reducere jeres forbrug af f.eks. strøm og papir.

Sikkerhed

Dokumentsikkerhed fylder mere og mere i virksomheder, og hvis ikke jeres MDS-udbyder kan forklare jer, hvordan deres løsning kan forbedre dokumentsikkerheden for jeres virksomhed, skal I kigge efter en anden udbyder. Udbyderen skal kunne give konkrete værktøjer eller teknologiske løsninger, som sikrer, at I har helt styr på jeres dokumentsikkerhed.

I artiklen “Hvordan finder I den bedste løsning til Managed Document Services?” kan du læse mere om, hvordan du finder den bedste MDS-løsning.

Fordele ved at implementere MDS

Mange virksomheder udtrykker utilfredshed med deres omkostninger på print, kopi og dokumenthåndtering.

Men omkostningerne er ikke nødvendigvis det eneste irritationsmoment. Nedbrud på enheder, gammelt hardware og en høj grad af ineffektivitet, når du skal printe et dokument ud, kan også skabe irritation, når snakken falder på dokumenthåndtering.

Implementerer I en MDS-løsning i virksomheden, kan I potentielt eliminere disse irritationsmomenter.

Herunder gennemgår vi, hvilke 5 fordele man som virksomhed især får ud af at implementere MDS.

1. Reducerede udgifter til print

En reduktion i brugen af eksempelvis papir og toner er en af gevinsterne ved en MDS-løsning, og faktisk kan man som virksomhed spare helt op til 30 procent på brugen af de såkaldte forbrugsmaterialer.

Desuden kan en MDS-løsning reducere energiomkostninger samt udgifterne til service og support.

2. Spare jer tid og kræfter

Jo færre maskiner og jo færre leverandører af print- og kopiydelser, jo færre nedbrud og jo færre udbydere skal I forholde jer til og have kontakt med.

En MDS-løsning kan være med til at gøre jeres dokumenthåndtering mere simpel – og det kan hjælpe jer til, at I kan få frigivet både tid og ressourcer.

3. Øge produktiviteten

Med i en MDS-løsning er en supportaftale, hvor vi sikrer, at jeres enheder fungerer optimalt på alle tidspunkter, at outdated hardware udskiftes og at den nyeste software installeres. Medarbejderne uddannes i, hvordan de enkelte enheder skal bruges. Formålet er at sikre så få nedbrud som muligt, så I kan øge jeres produktivitet.

4. Forbedrer jeres dokumentsikkerhed

En vigtig kontrakt, der ligger og flyder i kopimaskinen. En jobansøgers personlige oplysninger ligger frit tilgængeligt i printeren. Dokumentsikkerhed er et vigtigt punkt i en virksomhed, og vælger I en MDS-løsning, kan vi hjælpe med at påpege de svage punkter i jeres dokumentsikkerhed. For eksempel ved at installere tekniske løsninger, som f.eks., at I skal bekræfte jeres identitet henne ved printeren med et adgangskort for at få lov til at udskrive et dokument.

5. Minimere miljøbelastningen

For langt de fleste virksomheder er det et erklæret mål at reducere sin miljøbelastning. En MDS-løsning understøtter det mål.

Færre unødige udprint og en reduktion i papirforbrug, strømforbrug og tonerforbrug er med til at sikre, at I påvirker miljøet mindre end før.

Læs meget mere om de 5 fordele her.

Hvordan implementeres MDS?

En analyse, en plan og at føre den ud i livet. Sådan kan en en helt kort beskrivelse af, hvordan man succesfuldt implementerer MDS i en virksomhed, lyde.

Hvis I som virksomhed har besluttet jer for at ville transformere jeres dokumenthåndtering til en KYOCERA MDS-løsning, skal I indstille jer på overordnet set at skulle igennem 5 forskellige implementeringstrin.

Herunder vil vi kort gennemgå, hvad der ligger i 5 forskellige trin:

Vurdering:

Første trin er en gennemgående analyse af jeres nuværende situation, hvad angår dokumenthåndtering. Hvor meget printer I? Hvordan er jeres dokumentsikkerhed? Hvilke – og hvor mange – enheder har I? Hvordan er jeres forbrug af tonere? Hvor tilfredse er jeres medarbejdere med løsningen? Hvad koster løsningen jer?

Vi indsamler al den data, som vi kan, for at blive klogere på jeres forretning og jeres printmiljø. Redskaberne er blandt andet dybdegående analyser, interviews og spørgeskemaundersøgelser.

Slutresultatet er en rapport, som stiller skarpt på de områder, hvor I kan forbedre jeres nuværende printmiljø, og hvor jeres svageste led er.

Design:

Næste fase er selve udarbejdelsen af den løsning, som vi mener, vil kunne transformere jeres dokumenthåndtering med henblik på at skabe bedre arbejdsgange, lavere omkostninger og en optimeret print- og kopiløsning.

Vi designer en målrettet og skræddersyet løsning, som er tilpasset lige præcis jeres virksomhed og de udfordringer, I har.

Løsningen er som oftest et miks af nyt hardware, specialiserede softwareløsninger og forslag til ændrede arbejdsgange.

Implementering:

Når planen er udarbejdet, og I har godkendt den, skal den rulles ud og implementeres i jeres virksomhed.

Vi arbejder med professionel projektledelse og højtuddannede teknikere, som skal sikre, at I forstyrres så lidt som muligt i jeres daglige arbejde, mens planen rulles ud i virksomheden. Et led i det er blandt andet, at vi arbejder uden for almindelig arbejdstid og i weekender.

I implementeringsfasen ligger blandt projektledelse, installation af hard- og software, uddannelse af jeres medarbejdere for at minimere nedbrud og fejl samt opbevaring og miljøvenlig affaldshåndtering. 

Administration:

Når løsningen er fuldt integreret i jeres virksomhed, er næste fase at sørge for, at jeres løsning fungerer optimalt. Derfor hjælper vi med vedligeholdelse og opfyldning af jeres printer- og kopiløsninger, fjernovervågning og proaktiv support, regelmæssig feedback og undersøgelse af jeres tilfredshed. Supporten ydes både direkte ude i jeres virksomhed og via fjernsupport.

Optimering:

En virksomhed står aldrig stille. Jeres virksomhed udvikler sig konstant, og dermed gør jeres behov for dokumenthåndtering også. Sidste step i en MDS-løsning er optimeringsfasen, hvor vi sammen med jer hele tiden analyserer jeres arbejdsgange og jeres MDS-løsning for at sikre, at den fungerer optimalt, og at jeres setup passer præcist til jeres behov.

Læs meget mere om, hvordan en MDS-løsning implementeres i en virksomhed, og de 5 steps, som I skal igennem i “5 trin til et bedre printmiljø: Hvordan managed document services bliver en integreret del af din virksomhed”, som du finder her.

Sådan fungerer MDS i virkeligheden

Nu har vi præsenteret, hvordan MDS fungerer i teorien, men hvilken effekt kan det have i praksis at implementere i sin virksomhed?

Lad os tage et eksempel fra den virkelige verden.

Det britiske forsikringsfirma RSA var havnet i en situation, hvor de alene i Storbritannien rådede over 3.000 printere og kopimaskiner, og udskrev flere millioner stykker papir hvert år. De oplevede store problemer med nedbrud på deres enheder, og medarbejderne var bekymrede for dokumentsikkerheden.

Løsningen? Ved implementering af KYOCERA MDS reducerede de antallet af enheder til 282 KYOCERA-enheder, ligesom de fremover skulle bruge deres eksisterende RSA adgangskort for at påbegynde printerjobs på deres enheder.

Resultaterne var ganske bemærkelsesværdige.

RSAs britiske afdeling reducerede deres energiforbrug relateret til dokumenthåndtering med 55 procent, mens de reducerede antallet af udskrevne sort/hvid print med 25 procent og 56 procent for farveprint pr. måned.

Desuden oplevede de færre nedbrud, større dokumentsikkerhed og store økonomiske besparelser.

Men RSA er ikke de eneste, der har reel erfaring med at transformere deres tidligere print- og kopimiljø med en optimeret og strømlinet løsning fra KYOCERA.

Hvis I vil finde flere eksempler, kan I klikke videre til: “Hvordan virker MDS? Få 3 eksempler fra virksomheder, som har implementeret løsningen”.

Vil du gerne høre mere om MDS fra kyocera

Vi laver en gennemgribende analyse af Jeres dokumenthåndtering, hvilket kan føre til store besparelser både af tid, omkostninger, og miljømæssig belastning.

Ring mig op

Casestudier med MDS

Lær mere af vores casestudier, om hvordan virksomheder har reduceret deres omkostninger betydeligt med KYOCERA MDS.

Få mere at vide

Download vores mds whitepaper

Den vigtigste drivkraft bag de fleste MDS-implementeringer er omkostningsreduktion ved at rationalisere printflåder og strømline dokumentprocesser.

Læs mere i whitepaperet!

Kontakt os på tlf. +45 70 22 38 80

Scroll to top