Hvordan virker MDS?

3 eksempler på MDS fra den virkelige verden

Lad os lige få et par fakta på plads:

  • Gennemsnitligt bruger firmaer 12 procent af deres it-budget på udgifter, som relaterer sig til print og kopiering. De 12 procent er eksklusive den øvrige dokumenthåndtering. Den store udgiftspost vækker i sagens natur ikke tilfredshed i firmaerne.
  • Således er det kun 21 procent af firmaerne i en undersøgelse af flere hundred europæiske firmaers forhold til dokumenthåndtering [https://www.kyoceradocumentsolutions.eu/index/mds/mds_study.html], som er tilfredse med de udgifter, de har til print og kopi.

Udgifter til print og kopi fylder altså meget i virksomheder. Herunder vil vi fortælle erfaringerne fra de virksomheder, som allerede har integreret MDS i deres virksomhed – og hvilken effekt det har haft for dem.

55 procent reducering i energiforbruget

Hvem er de? Det britiske forsikringsfirma RSA har over 20 millioner kunder på verdensplan og opererer i 130 lande verden over. Firmaet har 22 britiske afdelinger og beskæftiger 7.000 personer.

Deres flåde af printere og kopimaskiner talte over 3.000 apparater, og over en periode på fem år udskrev de mere end 280 millioner stykker papir.

Hvad var deres problem, og hvad ville de?

Nedbrud på maskinerne var et stort problem for RSA, ligesom de også bekymrede sig om dokumentsikkerhed. Deres mål var at involvere medarbejderne i højere grad og få oprettet et system, som var mere effektivt og mere stabilt.

Hvad gjorde KYOCERA MDS blandt andet?

  • Reducerede antallet af apparater til bare 282 KYOCERA-maskiner.
  • Support og uddannelse til alle medarbejdere igennem transformeringen med forandringsledelse for at sikre accept af den nye ratio for enheder pr. medarbejdere (fra 1:8 til 1:21).
  • Adresserede sikkerhedsproblemer med et FollowMe-system, som brugte RSAs eksisterende adgangskort for at påbegynde printerjobs på de forskellige enheder
  • Etablerede gennemsigtighed ved at installere overvågning af alle enheder, som leverer real-time opdateringer om status og ydeevnen på enhederne, og omkostningerne ved toner og lignende
  • Implementerede duplex-print, hvor printeren udskriver på begge sider af papiret
  • Integrerede KYOCERAs ECOSYS-teknologi for at minimere udgifter til tonere og reducere affaldsmængden

Hvad blev resultatet?

  • 55 procent reduktion i energiforbruget
  • 25 procent reduktion i sort/hvid-print pr måned, 56 procent reduktion i farveprint pr måned
  • 17 procent reduktion i antallet af udprintede sider takket være introduceringen af duplex-print
  • Forbedrede tiden, hvor enhederne fungerer, til 99,89 procent, samt reduktion af reparationstiden til 5,4 timer
  • Forbedret dokumentsikkerhed og brugertilfredshed
  • Signifikante finansielle besparelser

 

20 procent reduktion i antal print

Hvem er de? Coca Colas kroatiske afdeling, som har eksisteret siden 1968 og har omkring 450 medarbejdere med en årlig omsætning på omkring 120 millioner euro årligt. Over årene er Coca Cola Kroatiens flåde af printere og kopimaskiner blevet mere og mere kompleks med enheder fra mange forskellige producenter og ingen central styring af dem.

Hvad var deres problem, og hvad ville de?

Den heterogene printer- og kopiflåde skabte høje driftsomkostninger især i forhold til vedligeholdelse af forbrug af toner. Flere af funktionerne, f.eks. scanning og farveprint, var ikke tilgængelig for alle brugere, ligesom nogle forbrugere måtte gå meget langt for at finde den funktion, de havde brug for.

Hvad gjorde KYOCERA MDS blandt andet?

  • Udskiftede hele flåden af apparater til kun at være KYOCERA
  • KYOCERA MyQ blev implementeret, som gav mulighed for kontrol over flåden og monitorere printede dokumenter
  • Adgang til enhederne blev styret af ID-kort og pin-koder for at sikre, at dokumenterne er sikre
  • Scanning og fax via email blev også implementeret
  • Bevarede den arbejdsgang, der var inden, så medarbejderne ikke skulle vænne sig til en helt ny procedure
  • Management rapport, brugeranalyser og andre oversigter tilsendes hver måned

Hvad blev resultatet?

  • 15 procent reduktion i dokumentomkostninger over de første 6 måneder
  • 20 procent reduktion i antal print i forhold til året før uden signifikante ændringer i forretningsmodellen
  • Nemmere planlægning og forudsigelser af månedlige, kvartale og årlige budgetter
  • En større effektivitet i forhold til vedligeholdelse og levering af forbrugsartikler takket være kun én leverandør
  • Større dokumentsikkerhed på tværs af alle afdelinger
  • Væsentlig højere brugertilfredshed på tværs af Coca Colas kroatiske kontorer

 

38  procent reduktion i udgifter til print

Hvem er de? Efes Pilsen. Det tyrkiske ølbryggeri Efes Beer Group sidder tungt på det lokale ølmarked i Tyrkiet med en markedsandel på 85 procent. I takt med at Efes er vokset som bryggeri, er antallet af deres printer- og kopienheder vokset med, ligesom deres udgifter også er. Deres omkostningsniveau endte på et uacceptabelt niveau.

Hvad var deres problem, og hvad ville de?

Det største problem var, at nærmest samtlige af deres kontorarbejdere havde hver deres personlige printere, og at mange af dem kom fra flere forskellige producenter. Overordnet set havde de tre store firmaer inde over for at løse deres dokumenthåndtering, og således endte deres udgifter  på et uacceptabelt højt niveau.

Hvad gjorde KYOCERA MDS blandt andet?

  • Optimering af Efes’ flåde af printer- og multifunktionsmaskiner, så antallet blev reduceret fra 450 maskiner af forskellige mærker til 142 netværksopkoblede KYOCERA-maskiner
  • Implementering af KMnet Admin for nem og effektiv enhedsovervågning og management
  • Central levering af alle forbrugsartikler som tonere, reservedele og vedligeholdelse af hardware styret af en KYOCERA-partner

Hvad blev resultatet?

  • 38 procent reduktion i udgifterne til dokumenthåndtering
  • Drastisk reduktion i tiden brugt på administration takket være kun at have én leverandør
  • Effektivitet i levering af forbrugsartikler, ligesom antal nedbrud er blevet reduceret til et minimum

Hvordan finder I den bedste løsning til Managed Document Services?

Find den bedste løsning til din virksomhed

VIL DU GERNE HØRE MERE OM MDS FRA KYOCERA

Vi laver en gennemgribende analyse af Jeres dokumenthåndtering, hvilket kan føre til store besparelser både af tid, omkostninger, og miljømæssig belastning.

Ring mig op

Downloads

Kontakt os på tlf. +45 70 22 38 80

Scroll to top