Disse fordele får I med Managed Document Services

 

Hvorfor har vi så store dokumentomkostninger i firmaet?

Det spørgsmål har I måske stillet jer selv i organisationen, når I har gennemgået jeres udgifter.

Måske har I også tænkt, at det i udgangspunktet kan være svært at gøre noget ved, men sådan forholder det sig faktisk ikke. Tværtimod.

90 procent af alle virksomheder har ikke den fjerneste idé om, hvor store deres dokumentomkostninger er. Mange skjulte omkostninger er med til at gøre det dyrt, når medarbejderne skal printe dokumenter ud: Unødvendige kontormaskiner, gammelt hardware og højtlønnede ansatte, der skal bruge meget af deres arbejdstid på simple printerproblemer, er med til at øge omkostningerne.

Managed Document Services kan give besparelser på op til 30 procent – blandt andet ved at reducere brugen af forbrugsmaterialer som papir og toner, reducere energiomkostninger og nedbringe omkostningerne til service og support.

KYOCERA Managed Document Services (MDS) [https://www.kyoceradocumentsolutions.dk/index/mds.html] hjælper jer til at optimere hele jeres printsetup ved hjælp af en række løsninger, som strømliner jeres dokumenthåndtering.

Er I ikke klar over, hvad Managed Document Services er? Læs meget mere om MDS ved at klikke her (LINK TIL BLOGINDLÆG 2 ”HVAD ER MANAGED DOCUMENT SERVICES?”

Resultaterne af at løse problemerne er til at få øje på: I opnår store omkostningsbesparelser og værdifulde administrationsfordele.

Herunder gennemgår vi de 5 største fordele ved at implementere MDS i jeres organisation:

1. Reducerede udgifter til print

En af de mange grunde til, at det kan være en god idé at overveje en MDS-løsning til jeres virksomhed, er, at det kan give en kraftig reducering i jeres udgifter til print.

Faktisk kan MDS give jer besparelser på op til 30 procent ved at reducere brugen af forbrugsmaterialer som papir og toner, reducere energiomkostningerne samt nedbringe omkostningerne til service og support.

En MDS-udbyder kan hjælpe med at gennemgå jeres nuværende opsætning af printere og multifunktionsmaskiner.

MDS-udbyderen vil analysere og evaluere jeres nuværende printere og multifunktionsmaskiners stand og ydeevne – desuden servicere printerne og multifunktionsmaskinerne, opdatere software og foreslå jer, at I skiller af med unødige maskiner.

2. Spare jer tid og kræfter

Bruger I meget tid med at opdatere printere og multifunktionsmaskiner? En MDS-løsning kan simplificere vedligeholdelsen af jeres printer- og multifunktionssystemer ved blandt andet at installere en universel driver på alle jeres printerapparater. Det vil både spare jer tid og frigive ressourcer hos it-medarbejderne, ligesom det kan gøre det lettere for alle medarbejdere at blive klogere på printerne.

Desuden vil I også kun skulle forholde jer til én leverandør af printerløsninger, som sørger for hver måned at sende én faktura, som indeholder alle jeres print og kopier fordelt på enhed og afdeling.

3. Øge produktiviteten

Kender I scenariet, hvor en hel hærskare af medarbejdere har samlet sig rundt om printeren, og alle kommer med input, men ingen kan sådan rigtig få den til at virke? Det er et kendt fænomen i mange virksomheder, at printeren eller multifunktionsmaskinen kan volde store problemer, hvis den har besluttet sig for ikke at virke.

En MDS-aftale sikrer, at alle jeres enheder fungerer optimalt på alle tidspunkter. Jeres gamle hardware vil blive opgraderet, den seneste software vil blive installeret og personalet uddannes i, hvordan I bruger maskinerne korrekt, og hvordan I kan løse eventuelle problemer.

Har I specielle krav, kan jeres MDS-leverandør skræddersy en løsning, som møder jeres firmas specifikke behov og er målrettet jeres maskiner, arbejdsgange og processer.

4. Forbedrer jeres dokumentsikkerhed

Dokumentsikkerhed er en evig bekymring i virksomheder. Når computere, telefoner og printere er tilsluttet netværk, opstår risikoen for, at hackere kan slå til mod jeres virksomhed.

Men internt i en virksomhed kan der også være behov for fortrolighed omkring visse dokumenter – for eksempel kontrakter, jobansøgninger og lignende.

En skræddersyet MDS-løsning kan hjælpe med at identificere potentielle svage led i jeres printer- eller dokumentsikkerhed. Hvis der er behov for det, kan MDS-udbyderen hjælpe med at udvikle procedurer og politikker for jeres dokumenthåndtering, som øger sikkerheden, ligesom der kan vælges tekniske løsninger som for eksempel, at man skal bekræfte sin identitet ved printeren for at få lov at printe sit dokument ud, hvis der er behov for det.

5. Minimere miljøbelastningen

Miljøet er en integreret del af mange virksomheder CSR-programmer, og et vigtigt element er ofte at minimere miljøbelastningen.

En MDS-løsning for jeres virksomhed understøtter arbejdet med at reducere miljøbelastningen og jeres CO2-udledning. Via strømlinede arbejdsgange og optimerede printere og multifunktionsmaskiner kan MDS eliminere unødige print og derfor reducere papirforbruget, strømforbruget og affald. Det kan også være med til at holde øje med jeres printerforbrug på tværs af organisationen.

MDS fra KYOCERA

Find ud af, hvorfor MDS fra KYOCERA hjælper dig med at optimere din virksomhed.

Få mere at vide

VIL DU GERNE HØRE MERE OM MDS FRA KYOCERA

Vi laver en gennemgribende analyse af Jeres dokumenthåndtering, hvilket kan føre til store besparelser både af tid, omkostninger, og miljømæssig belastning.

Ring mig op

Casestudier med MDS

Lær mere af vores casestudier, om hvordan virksomheder har reduceret deres omkostninger betydeligt med KYOCERA MDS.

Få mere at vide

Kontakt os på tlf. +45 70 22 38 80
 

Scroll to top