KFS Databeskyttelseserklæring

Sidst ændret: 7. november 2018

Denne Databeskyttelseserklæring (“Erklæring”) gælder for den KYOCERA Document Solutions virksomhed, som er beliggende i det land, hvor din virksomhed bruger KYOCERA Fleet Services (“KFS”). Hvis KYOCERA Document Solutions ikke er beliggende i det land, hvor din virksomhed bruger KFS, gælder denne Erklæring for KYOCERA Document Solutions Europe B.V. En liste over relevante KYOCERA Document Solutions virksomheder kan findes under overskriften “Udøvelse af dine rettigheder og hvordan du kontakter os”.

Denne Erklæring gælder for indsamling af personoplysninger ved KYOCERA Document Solutions i forbindelse med KYOCERA Fleet Services.

INDLEDNING

KYOCERA Fleet Services er en kraftfuld, webbaseret service til at udføre enhedsstyring og ekstern vedligeholdelse på en virksomheds flåde. KYOCERA Fleet Services gør det muligt for virksomheder og deres servicepersonale at se enhedsstatus, hurtigt og nemt identificere og reagere på problemer og foretage vigtige vedligeholdelsesopgaver, alt sammen hvor som helst fra.

I denne Erklæring forklares følgende detaljeret:

HVORFOR BEHANDLER VI DINE PERSONOPLYSNINGER (FORMÅL)?

  1. Fakturering og forsyningsstyring. Tællerinformation om din virksomheds enhed(er) deles med henblik på fakturering og forsyningsstyring.
  2. Styring af brugerkonti Din virksomhed kan have forsynet os direkte eller indirekte med dit navn og din e-mailadresse, så vi kan opsætte og administrere en brugerkonto til dig. Bemærk, at vi tilbyder denne service som databehandler i henhold til vores Vilkår og Betingelser for Databehandling, som er tilgængelige på www.kyoceradocumentsolutions.eu.
  3. Enhedsstyring. Konfiguration og vedligeholdelse af enheden, sikkerhedsindstillinger, kapitalstyring, generelle administrative opgaver (fx tilføjelse og sletning af enheder). Bemærk, at vi tilbyder denne service som databehandler i henhold til vores Vilkår og Betingelser for Databehandling, som er tilgængelige på www.kyoceradocumentsolutions.eu.
  4. Ekstern adgang. I individuelle tilfælde og efter brugeren specifikt har accepteret dette, oprettes der logfiler med enhedsdata og sendes til KFS-serveren og bruges med henblik på eksterne vedligeholdelse af den pågældende enhed. Bemærk, at vi tilbyder denne service som databehandler i henhold til vores Vilkår og Betingelser for Databehandling, som er tilgængelige på www.kyoceradocumentsolutions.eu.
  5. Forbedring af kvaliteten. Enhedsdata, herunder IP-adressen og enhedens serienummer, bruges til at forbedre kvaliteten og driftssikkerheden af enheden og forbrugsartikler og systemets og netværkets skalerbarhed.

PÅ HVILKET RETSGRUNDLAG BEHANDLER VI DINE PERSONOPLYSNINGER?

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger til de formål, der er anført under A og E er, at vi har et legitimt forretningsformål til at gøre det. Her står hvorfor:

I forbindelse med formål (A) har vi en legitim interesse i at have en kontaktperson med henblik på fakturering og forsyningsstyring.

I forbindelse med formål (E) skal vi kunne vurdere og forbedre pålideligheden, kvaliteten og ydelsen af systemet og kundens Kyocera-enheder.

I forbindelse med formål B-D optræder vi som databehandler på dine vegne i henhold til vores Vilkår og Betingelser for Databehandling, som er tilgængelige på www.kyoceradocumentsolutions.eu.

Vi har foretaget en grundig vurdering af dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder og vores legitime forretningsinteresser og vi overvåger hele tiden balancen. Hvis du imidlertid ønsker at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger på grundlag af vores legitime forretningsinteresse, se afsnittet "Dine rettigheder" nedenfor.

HVEM DELER VI DINE PERSONOPLYSNINGER MED?

Dine personoplysninger vil kun blive videregivet til:

  • KYOCERA Document Solutions Europe B.V. (Holland) med henblik på styring af brugerkonti og kvalitetsforbedring;
  • KYOCERA Document Solutions Inc. (Japan) med henblik på kvalitetsforbedring og styring af hosting af KFS-platformen og -data;
  • Den eksterne KFS-hosting tjenesteudbyder i Holland (Microsoft Azure region Vesteuropa);
  • Den eksterne tjenesteudbyder med henblik på kvalitetsforbedring af KYOCERA-produkter og -tjenesteydelser;
  • I det omfang det ved lov eller retskendelse er påkrævet at videregive dine personoplysninger, kan vi blive nødt til at videregive dine personoplysninger i overensstemmelse med denne lov, bestemmelse eller retskendelse.

INTERNATIONALE OVERFØRSLER

Hvis vi overfører (se ovenfor for oplysninger om, hvem vi deler dine personoplysninger med) dine personoplysninger til et land, der ikke sikrer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for den nationale lovgivning i henhold til Europa-Kommissionen, har vi sikret dette tilstrækkelige beskyttelsesniveau ved at indvillige i yderligere passende sikkerhedsforanstaltninger med det pågældende datterselskab eller tredjepart gennem Standarddatabeskyttelsesklausuler, som er vedtaget af Europa-Kommissionen. En liste over lande, der har sikret et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau ifølge Europa-Kommissionen, findes her.

I tilfælde, hvor vi benytter serviceudbydere fra USA, har en sådan serviceudbyder i USA registreret sig selv på listen over EU's og USA's værn om privatlivets fred og er selvcertificeret i det amerikanske handelsministerium. Yderligere oplysninger om Europa-Kommissionens beslutning om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet vedrørende EU's og USA's værn om privatlivets fred kan findes her.

Alternativt kan vi bede dig om dit udtrykkelige samtykke til den foreslåede overførsel. Du kan anmode om en kopi af Standarddatabeskyttelsesklausulerne ved at sende os en mail, der underbygger din anmodning.

HVOR LÆNGE OPBEVARER VI DINE PERSONOPLYSNINGER?

Hvor det er muligt, har vi fastsat særlige opbevaringsperioder for opbevaring af dine personoplysninger. Disse særlige opbevaringsperioder er anført nedenfor, eller vi skal meddele dig disse når eller før vi begynder at behandle dine personoplysninger.

Hvor vi ikke kan bruge fastsatte opbevaringsperioder, har vi anført de kriterier, som vi bruger til at bestemme opbevaringsperioderne, nedenfor.

Særlige opbevaringsperioder

Formål (A) Styring af brugerkonti. Vi opbevarer dine personlige data i forbindelse med din brugerkonto, så længe du har en aktiv brugerkonto hos os. Inaktive brugerkonti slettes efter et år efter sidste brug. Vi forpligter dig ikke til at oprette en konto; hvis du ikke logger ind for første gang inden for 30 dage efter oprettelsen af kontoen, sletter vi den. Du kan altid anmode os om at slette din brugerkonto. I så tilfælde skal vi slette din brugerkonto senest 30 dage efter din anmodning.

Formål (B) Fakturering og forsyningsstyring. Alle (person)oplysninger, der er relateret til dette formål, vil blive opbevares i en periode på 6 år (virksomhedsoplysninger) eller 10 år (regnskabsoplysninger).

Formål (C og D) Enhedsstyring og ekstern adgang Vi vil slette enhedens logfiler et år efter oprettelse. Når servicepersonalet støder på enhedens adressebog under en ekstern vedligeholdelsessession, lagres der ingen oplysninger fra adressebogen.

Kriterier for fastsættelse af opbevaringsperioder

I alle andre tilfælde bruger vi følgende kriterier for at fastsætte den relevante opbevaringsperiode:

  • Vurdering af dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder;
  • Formål(et) med behandlingen af dine personoplysninger. Vi skal ikke opbevare dine personoplysninger længere end nødvendigt til det/de formål, som personoplysningerne er indsamlet til.
  • Alle relevante branchepraksisser eller adfærdskodekser om opbevaring af personoplysninger;
  • Risikoniveauet og omkostninger i forbindelse med opbevaring af dine personoplysninger (korrekte og ajourførte);
  • Om vi har et gyldigt retsgrundlag til at opbevare dine personoplysninger;
  • Karakter, omfang og kontekst af behandlingen af dine personoplysninger og vores forhold til dig.
  • Eventuelle andre relevante forhold, som kan være gældende.

Vi skal under alle omstændigheder opbevare dine personoplysninger i henhold til gældende retlige krav og med regelmæssige mellemrum vurdere de personoplysninger, vi opbevarer.

HVILKE TEKNISKE OG ORGANISATORISKE FORANSTALTNINGER, VI HAR TRUFFET

Vi tager sikring af dine personoplysninger meget alvorligt og gør vores yderste for at beskytte dine personoplysninger mod tab, tyveri, misbrug, uautoriseret adgang, videregivelse eller ændring.

I vores kontinuerlige bestræbelser på at opnå excellence inden for sikring er alle KYOCERA Document Solutions virksomheder, der er anført i denne Erklæring, ISO/IEC 27001 certificerede for Informationssikkerhedsmanagementsystemet. Derudover har KYOCERA Document Solutions Inc. med særligt henblik på KFS-service opnået ISO/IEC 27017 certificeringen; denne certificering sikrer yderligere informationssikkerhedskontroller, der gælder for levering af KFS.

DINE RETTIGHEDER

Du har visse juridiske rettigheder, som vi ønsker at informere dig om.

Adgang. Du har ret til at blive informeret om, hvorvidt vi behandler dine personoplysninger eller ej, og til relaterede oplysninger om denne behandling.

Rettelser. Du har ret til at få dine personoplysninger rettet eller udfyldt af os uden unødig forsinkelse. Hvis du har oprettet en konto hos os, har du mulighed for selv at rette eller udfylde dine personoplysninger.

Ret til at blive glemt. Du har ret til at få dine personoplysninger slettet af os uden unødig forsinkelse. Denne ret er begrænset til specifikke grunde, f.eks. hvis du har trukket dit samtykke tilbage, eller hvis du gør indsigelse, og der ikke er nogen overvejende legitime grunde til at opretholde behandlingen af dine oplysninger. Hvis du har en konto hos os, har du i mange tilfælde mulighed for at slette din konto selv, og i så fald slettes alle dine personoplysninger permanent.

Begrænsning af behandling. Du har ret til at anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine personoplysninger baseret på specifikke årsager. Disse er (1) tiden, det tager for os at kontrollere nøjagtigheden af dine personoplysninger på din anmodning, (2) i stedet for at slette ulovlig behandling kan du anmode om begrænsning af brugen, (3) du har brug for dine personoplysninger i retssager, eller (4) vi verificerer, om vores legitime grunde tilsidesætter din indsigelse mod behandlingen.

Ret til at gøre indsigelse. Du har ret til når som helst at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, hvis sådan behandling er (1) baseret på vores legitime interesse (herunder at lave en profil af dig baseret på dit samtykke); (2) beregnet til direkte markedsføring eller (3) nødvendig for udførelsen af en opgave udført af almen interesse eller udøvelse af en hos os officiel myndighed. Vi vil ophøre med at behandle dine personoplysninger i henhold til din indsigelse, medmindre vi fremviser overbevisende, legitime årsager, der tilsidesætter dine interesser, rettigheder og friheder, eller hvis vi har brug for dine personoplysninger i retssager.

Dataportabilitet. Vi skal oplyse dig om din ret til at modtage dine personoplysninger fra os, så du kan overføre disse personoplysninger til en anden tjenesteudbyder. For KFS betyder det, at vi på din anmodning vil give dig dine personoplysninger relateret til din brugerkonto. Det omfatter ikke enhedsdata, herunder data, der blev sendt til os i en logfil.

Tilbagetrækning af samtykke. Hvis du har givet os dine personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække et sådant samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at framelde dig fra den tjeneste, du abonnerer på, såfremt det er tilfældet. Du kan også gøre det ved at sende os en e-mail til den relevante e-mailadresse vedr. databeskyttelse, som er angivet nedenfor. Derefter skal vi permanent slette dine personoplysninger fra vores database.

Indgivelse af klage. Du har ret til at indgive en klage til en tilsynsførende myndighed om vores behandling af dine personoplysninger. Du kan finde en fuldstændig liste over tilsynsførende myndigheder her.

UDØVELSE AF DINE RETTIGHEDER OG HVORDAN DU KONTAKTER OS

Hos Kyocera har vi et netværk af privatlivspersonale til rådighed, herunder en Databeskyttelsesrådgiver, som kan hjælpe dig med dine forespørgsler. Hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, eller hvis du har et spørgsmål om dette dokument, bedes du kontakte os via e-mail eller sende et brev til den relevante KYOCERA Document Solutions virksomhed, der er anført på listen nedenfor. Hvis dit land ikke er anført på listen, bedes du kontakte vores koncern databeskyttelsesrådgiver:

KYOCERA Document Solutions Europe B.V.

Attn: Data Protection Officer

Bloemlaan 4

2132 NP  Hoofddorp

The Netherlands

e: privacy@deu.kyocera.com

 

België/Belgique/Belgien

KYOCERA Document Solutions Belgium N.V.

Attn: Data Protection Officer

Sint-Martinusweg 199-201

1930 Zaventem

e: privacy@dbe.kyocera.com

Ceska Republica

KYOCERA Document Solutions Czech, s.r.o.

Attn: Data Protection Officer

Harfa Office Park Českomoravská 2420/15

Praha 9, 190 00

e: privacy@deu.kyocera.com

Danmark

KYOCERA Document Solutions Danmark A/S

Attn: Databeskyttelsesrådgiver

Ejby Industrivej 60

2600 Glostrup

e: privacy@ddk.kyocera.com

Deutschland

KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH

Attn: Data Protection Officer

Otto Hahnstrasse 12

40670 Meerbusch

e: datenschutz@dde.kyocera.com

España

KYOCERA Document Solutions España SA

Attn: Data Protection Officer

Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid

e: privacy@des.kyocera.com

Finland

KYOCERA Document Solutions Finland oy

Attn: Data Protection Officer

Atomite 5 C, 4 krs

00370 Helsinki

e: privacy@dfi.kyocera.com

France

KYOCERA Document Solutions France S.A.S.

Attn: Data Protection Officer

Parc Technologique Route de l’Orme

91195 Saint Aubin

e: privacy@dfr.kyocera.com

Italia

KYOCERA Document Solutions Italy S.P.A.

Attn: Data Protection Officer

Via Monfalcone 15

20132 Milan

e: privacy@dit.kyocera.com

Nederland

KYOCERA Document Solutions Nederland B.V.

Attn: Data Protection Officer

Beechavenue 25

1119 RA  Schiphol-Rijk

e: privacy@dnl.kyocera.com

Österreich

KYOCERA Document Solutions Austria GmbH

Attn: Data Protection Officer

Wienerbergstrasse 11

Turm A, 18. OG, 1100, Vienna

e: privacy@dat.kyocera.com

Portugal

KYOCERA Document Solutions Portugal Lda.

Attn: Data Protection Officer

Ruaa do Centro Cultural 41

1700-106 Lisbon

e: privacy@dpt.kyocera.com

Россия

KYOCERA Document Solutions Russia L.L.C.

Адресат: Ответственный по защите персональных данных

Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2

129110 Moscow

e: privacy@deu.kyocera.com

Sverige

KYOCERA Document Solutions Nordic AB

Attn: Data Protection Officer

Box 1273

164 29 Kista

e: privacy@dnr.kyocera.com

South Africa

KYOCERA Document Solutions South Africa Pty. Ltd.

Attn: Data Protection Officer

Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682

e: privacy@deu.kyocera.com

Turkiye

KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş

Attn: Data Protection Officer

Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.

No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL

e: privacy@deu.kyocera.com

United Kingdom

KYOCERA Document Solutions (U.K.) Limited

Attn: Data Protection Officer

Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire

RG1 5BS Reading

e: privacy@duk.kyocera.com

 

Bemærk venligst, at når du udøver dine rettigheder, kan vi bede dig om at udfylde et ansøgningsskema. Vi vil derefter informere dig om processen med at håndtere din anmodning.

ÆNDRINGER TIL DETTE DOKUMENT

I tilfælde af at vi ændrer dette dokument, vil vi offentliggøre det på vores hjemmeside med en revideret offentliggørelsesdato og, hvis det er relevant, underrette dig om det ændrede dokument via din brugerkonto.

ANDRE DATABESKYTTELSESERKLÆRINGER FRA KYOCERA

Ud over denne Erklæring, findes der en online databeskyttelseserklæring, der er tilgængelig på kyoceradocumentsolutions.eu.

Scroll to top