5 trin til et bedre printmiljø: Hvordan Managed Document Services bliver en integreret del af jeres virksomhed

Lyder det som et uoverskueligt projekt at skulle transformere hele jeres print- og multifunktionsmaskineløsninger til et nyere og mere optimeret system, som kan spare jer tid og penge? (LINK TIL BLOGINDLÆG 4)

Så kan I godt pakke de tanker væk. Her gennemgår vi de trin, som ligger i at integrere KYOCERA Managed Document Services (MDS) i jeres virksomhed [https://www.kyoceradocumentsolutions.dk/index/mds.html]  – herunder hvad vi gør, og hvad I skal gøre.

Implementeringen af MDS kan brydes ned i følgende 5 trin:

  1. Vurdering
  2. Design
  3. Implementering
  4. Administration
  5. Optimering.

Bliv klogere på de enkelte faser herunder.

1. Vurdering

Første trin er en gennemgående analyse af jeres nuværende dokumenthåndtering. Vi indsamler data for at forstå jeres forretning – herunder en professionel gennemgang af hele jeres printmiljø. Gennem dybdegående analyser, interviews og spørgeskemaundersøgelser identificerer vi de svageste led i jeres infrastruktur. Resultatet er en rapport, der fremhæver de områder, hvor det vil være muligt for jer at skære ned på affaldsmængden, forbedre jeres arbejdsgange og begrænse miljøpåvirkningen.

Analysen berører følgende vitale områder:

  • Økonomi: Hvor bliver pengene brugt?
  • Apparater og enheder: Deres effektivitet, relevans og vedligeholdelsesomkostninger
  • Arbejdsgange: Kan produktiviteten øges via bedre software?
  • Dokumenter: Hvor effektivt og sikkert bliver dokumenterne printet, opbevaret, behandlet og distribueret
  • Miljøpåvirkning: Hvor kan I spare energi og reducere jeres miljøpåvirkning?

2. Design

Andet trin i implementeringen er selve udarbejdelsen af den skræddersyede løsning til netop jeres virksomhed. Her designer vi en løsning, som har det formål at opfylde jeres virksomheds særlige behov, og som passer til virksomhedens størrelse, budgetter og målsætninger.

Løsningen er en blanding af hardware, software og en procesudvikling for at generere maksimalt udbytte for jeres investering.

3. Implementering

Når den skræddersyede løsning skal implementeres i jeres virksomhed, er professionel projektledelse og højt kvalificerede teknikere med til at sikre, at I oplever færrest mulige afbrydelser. Vores mål i denne fase er at have den mindst mulige indvirkning på jeres daglige arbejde. Derfor kan vi også tilbyde at arbejde uden for almindelig arbejdstid, eksempelvis i weekenderne, for at sikre den mindst mulige forstyrrelse.

Implementeringen inkluderer blandt andet:

  • Professionel projektledelse af processen
  • Hardware og software-installation af specialister
  • Uddannelse af medarbejdere for at eliminere fejl og nedbrud
  • Fleksibel implementering med arbejde i weekender og uden for normal arbejdstid
  • Opbevaring og miljøvenlig affaldshåndtering

4. Administration

Som virksomhed ved I sikkert allerede, at vedligeholdelse og opfyldning af jeres printer- og kopiløsninger er en væsentlig del af et velfungerende dokumenthåndteringsmiljø. Med en MDS-løsning dedikerer vi os til:

  • Vedligehold af jeres printer- og multifunktionsmaskiner
  • Fjernovervågning med proaktiv support
  • Automatisk opfyldning af forbrugsmaterialer
  • Dedikeret hardware og software support med fokus på at maksimere ydeevne og pålidelighed
  • Regelmæssig feedback og sikring af jeres tilfredshed

Vi tilbyder både support på stedet i jeres virksomhed og fjernsupport, som dækker alle jeres behov, og som omfatter automatisk opfyldning af forbrugsmaterialer.

5. Optimering

Femte trin i implementeringen er optimeringen af jeres nuværende løsning og en fremadskuen mod fremtidens behov.

Jeres virksomhed står aldrig stille – og derfor gør jeres behov for print og dokumenthåndtering heller ikke. KYOCERA MDS analyserer konstant jeres arbejdsgange og jeres MDS-løsning for at lede efter nye måder at reducere jeres udgifter til print og forbedre jeres ydeevner.

Optimeringen indeholder:

  • Dataanalyse: Via optimeringsanalyser kan vi kvantificere den økonomiske værdi af vores service
  • Printere og multifunktionsmaskiner: Sikring af, at jeres printere og multifunktionsmaskiner kan følge med jeres krav
  • Miljøpåvirkning: Analysering af jeres miljøpåvirkning og om de lever op til målene
  • Regelmæssig feedback og tilfredshedsundersøgelser

Det skal I gøre:

I har selv indflydelse på, hvad I vil have ud af jeres MDS-løsning for jeres dokumenthåndtering. Jo mere I vil involvere jer i processen, jo mere vil I få ud af det. Jeres involvering vil få jeres øjne op for fordelene ved servicen, og hvad jeres udbyder af den kan tilbyde jer.

Selve analyseprocessen er en oplagt mulighed for jer for et tæt samarbejde med jeres MPS-leverandør. Her gælder det om at levere så meget information til udbyderen som muligt, for desto bedre og mere skræddersyet vil den endelige løsning blive. Her kan det også være en god idé at få input fra firmaets medarbejdere for at få deres point-of-view.

I design-, implementerings- og managementfasen er det også bare med at blive involveret, så I sikrer jer, at I er tilfredse og kan se perspektiver i alle de foreslåede løsninger. Når begge parter er enige med løsningerne, går udbyderen i gang med at implementere dem.

Sidst, men ikke mindst, skal al vedligeholdelse og support være målrettet jeres firma. I skal hele tiden kunne spørge efter hjælp, hvis I har brug for det, ligesom I skal have muligheden for at spørge efter ekstra uddannelse, hvis det er nødvendigt for at betjene ny teknologi eller nye apparater.

MDS fra KYOCERA

Find ud af, hvorfor MDS fra KYOCERA hjælper dig med at optimere virksomheden og vise vej.

Få mere at vide

Fordele ved MDS

KYOCERA MDS reducerer omkostningerne, arbejdspresset på it-medarbejderne samt miljøbelastningen.

Få mere at vide

VIL DU GERNE HØRE MERE OM MDS FRA KYOCERA

Vi laver en gennemgribende analyse af Jeres dokumenthåndtering, hvilket kan føre til store besparelser både af tid, omkostninger, og miljømæssig belastning.

Ring mig op

Kontakt os på tlf. +45 70 22 38 80

Scroll to top