I den moderne verden, hvor konkurrencen på verdensplan vokser i takt med, at omkostningerne stiger, er virksomheder under pres for at være mere effektive end nogensinde før. Men samtidig kan ingen virksomhed tillade sig at kompromittere deres kvalitet, sikkerhed eller kundeoplevelse. Så hvad er løsningen?
At finde en balance er langt fra en nem opgave, men det er muligt ved hjælp af teknologier, hvilket betyder, at at bevæge sig mod et papirfrit miljø eller reducere mængden af papir, som virksomheder er afhængige af, kan vise sig at være svaret, som virksomheder har ledt efter.
Nogle af verdens største organisationer har været hurtige til at gribe muligheden for at gå papirfrit, såsom den britiske National Health Service, der forventer at opnå 4,4 milliarder pund i besparelser inden 2020 med deres digitale transformationsplan. Tilsvarende er små og mellemstore virksomheder også i gang med at gå papirfrit.
Her forklarer vi, hvorfor udskrivning stadig har en rolle at spille, og hvorfor det er så vigtigt at finde denne balance i en stadig mere papirfri verden...
1. Skær ned på omkostninger, opnå effektivitet
Penge, penge, penge. Ledelse har én stor bekymring, når det kommer til forretningsbeslutninger, og at balancere papir med digitalt er en essentiel måde for virksomheder at minimere omkostninger på. I dette tilfælde er det at reducere papirbruget, mens man ikke helt eliminerer det, mens der stadig er et behov for nogle uundværlige dokumenter, hvordan en balance kan spare værdifulde midler.
En undersøgelse af KYOCERA med Loudhouse fandt, at en enkelt kontormedarbejder i gennemsnit bruger 10.000 ark papir om året. Mange af disse er unødvendige. Ved at reducere mængden af papir, der bruges i daglige operationer, til kun at udskrive dokumentation, der skal være i papirform, reducerer virksomheder ikke kun spild, men også omkostninger.
Effektivitet kan også opnås ved hjælp af digitale metoder i stedet for papir i mange daglige opgaver, hvor dokumenter ender med at blive udskrevet kun for at blive redigeret og scannet igen. e-signering af dokumentation er bevist at reducere dokument turnaround tider med så meget som 80%, som afsløret af en undersøgelse fra Ombud, mens 50% af en medarbejders tid bruges på at lede efter filer, der nemt kan gemmes og søges efter på en online platform. Det vækker spørgsmålet: Hvorfor har organisationer ikke tænkt på dette tidligere?
Desuden hjælper det organisationer i deres mål om at blive mere bæredygtige ved at reducere affald og energiforbrug, kun at udskrive dokumenter, der er essentielle. Faktisk kan virksomheder bruge dette til deres fordel. Ifølge Unilever foretrækker én ud af tre forbrugere mærker, der er kendt for at være bæredygtige; den perfekte win-win-situation.
2. Bekæmpe brugerresistens ved at kombinere løsninger
For nogle arbejdstagere kan ny teknologi være ret skræmmende. Mareridt om, at robotter kommer ind for at erstatte dem ved deres skrivebord og tage deres job, er langt fra sandheden. Det betyder dog ikke, at papir kan glemmes, og at finde den perfekte balance mellem papir og digitalt er essentielt på vejen mod et papirfrit kontor, og svaret ligger i mange tilfælde i serverbaserede printstyringsløsninger.
Disse værktøjer tilbyder et mere sikkert og effektivt alternativ til grundlæggende HyPAS-muligheder, som tilladt af KYOCERA's grundlæggende softwareudviklingsplatform for hardwareenheder. Den rolle, de spiller, er at hjælpe med at administrere udskriftsopgaver, holde organisationer effektive og undgå spild, samtidig med at sikre, at al dokumentation, der skal udskrives, kan gøres hurtigt og nemt til en lav pris. For eksempel førte anvendelsen af KYOCERA's MyQ på den tjekkiske sociale sikkerhedsadministration til omkostningsbesparelser på €24 millioner over en otteårig periode.
Ved at centralisere information på denne måde giver serverbaserede løsninger fagfolk mulighed for at få adgang til deres udskriftsopgaver digitalt og koordinere workflows på tværs af teams og afdelinger, især i større organisationer, hvor Print & Follow-systemer ikke længere leverer de nødvendige detaljer. At tilbyde en sådan fleksibilitet kan tilbyde reel værdi til virksomheder, uanset om det er en lille eller mellemstor virksomhed eller en stor virksomhed.
At bevare udskrivning i en overgang mod mere og mere digital dokumentation giver ikke kun praktisk og økonomisk mening, men hjælper også med at lindre nerverne hos medarbejdere og undgå at overvælde dem. At øge effektiviteten i, hvordan virksomheder udskriver, uden at smide medarbejdere i det dybe vand, skaber en god overgang.
3. Sikring af privatliv
Privatliv. Sikkerhed. Lovgivning. Beskyttelse. De er mere end bare buzzwords, men reelle termer, der tilføjer enorm værdi til virksomheder, der ikke har råd til at miste eller lække kritisk information. Hvis det ikke planlægges omhyggeligt og gennemføres med høj kvalitet platforme, kan overgangen fra papir til digitalt vise sig at være en risiko for sikkerheden, hvis dokumenter ikke er korrekt beskyttet.
Både digitalt og på print er datasikkerhed den største prioritet for enhver virksomhed, selv før omkostningsstyring. Når det gælder papir, kan banebrydende teknologi guide alle udskriftsopgaver gennem sikre servere for at forhindre, at information går tabt eller tilgås af uautoriserede brugere.
Et eksempel på dette er i udfasningen af papirfakturaer, i stedet for at erstatte dem med e-fakturaer, der kan sendes hurtigere og til en lavere pris digitalt. Dette fremhæver behovet for, at digitale filer skal være sikre, men viser også, hvorfor nogle kunder kræver papiralternativer. At kunne levere begge, uden at kompromittere sikkerheden, er afgørende.
At gå papirfrit er en udfordring. At sikre, at det udføres sikkert og bæredygtigt, er essentielt for at opnå det næste skridt i digital transformation succesfuldt. Ved at kombinere papir med digitalt kan organisationer finde den mest effektive og sikre måde at lede deres virksomhed til succes gennem omkostningsbesparelser og øget produktivitet.
