Change language

Change country

Tre grunde til, at organisationer skal opbevare dokumenter digitalt

Digitale løsninger kan tilbyde alternativer til fysisk dokumentlagring
folder icon

Der er en hidtil uset vækst i forretningsindhold og data, og virksomheder står i øjeblikket over for de udfordringer, der følger med opbevaring af dokumentation. Mange organisationer opbevarer stadig både originale og hardkopier af deres data og er endnu ikke klar over, at denne type dokumentlagring både er dyr og ineffektiv. Strammere regler for databeskyttelse gør også overholdelse til en voksende, men uundgåelig udfordring, der påvirker hele erhvervslivet. For at tilføje disse udfordringer begynder kunder også at kræve mere strømlinede og sikre tjenester. Lyder det bekendt?

Markedet har reageret på udfordringerne gennem oprettelsen af digitale løsninger, som virksomheder kan adoptere. En af de seneste tendenser inden for dokumentstyring, kendt som Content Services, omfatter en bred vifte af content management-funktioner med det formål at digitalisere dokumenter, så du kan omdanne dit forretningsindhold til en digital ressource, der giver forretningsværdi. Denne teknologiske løsning kan hjælpe virksomheder med at automatisere workflows og centralisere data for at overvinde kampen, der følger med fysisk dokumentlagring.

“1 in 3 organisations admit to wasting time processing documents”

Dette medfører en række fordele for virksomheder, der tilpasser sig nye systemer. Her identificerer KYOCERA Document Solutions tre af de vigtigste ændringer, som virksomheder oplever, når de implementerer content management-systemer:

1. Lavere omkostninger

Ifølge KYOCERA's Business Digitalisation in Europe Outlook 2019 hævder 28 % af virksomhederne, at de ikke har nok plads til opbevaring i deres faciliteter, og dette kommer til en pris. Da ejendomspriserne er stigende, og mængden af dokumentation, der skal administreres, stiger, begynder virksomheder at se et klart behov for en mere bæredygtig tilgang til fordel for fysisk dokumentlagring.

Indførelsen af en content management-løsning i en virksomhed kan gøre det muligt for den at bruge sine samlede ressourcer mere effektivt. Ved at bruge information management-værktøjer til at indfange og administrere dokumenter, frigøres fysisk plads, og udgifter reduceres. Simpelthen vil dødt rum på kontorer blive en saga blot, hvilket giver virksomheder mulighed for at finde måder at udnytte deres faciliteter bedre på.

2. Forbedre sikkerheden

Om digitale dokumenter generelt er sikrere, er ikke længere tidens spørgsmål. Papirfiler kan nemt gå tabt eller ødelægges og ses af stort set alle, mens digitale filer, der administreres i en content-løsning, i dag er praktisk taget uforgængelige og kan begrænses til autoriserede personer.

Når en virksomhed beslutter at digitalisere deres dokumenter, mens de bruger en Content Services-løsning, får de også mulighed for at gøre deres indhold sikkert og administreret. En opgave, der er meget lettere at implementere, når man arbejder med digitale filer. Virksomheder er i stand til at kontrollere, hvem der har adgang til deres følsomme dokumentation, og til at forhindre, at oplysningerne falder i de forkerte hænder. Som sådan gør Content Services det muligt for brugere at oprette regler, der kun tillader bestemte personer eller grupper i en virksomhed at få adgang til specifikke data. Der kan også oprettes regler, der autoriserer adgang til medarbejdere, der er på et bestemt ledelsesniveau, mens der altid føres revisionssporing af, hvem der har adgang til indholdet.

ipad

3. Brændstofeffektivitet

Den gennemsnitlige medarbejder bruger ofte lige så meget, hvis ikke mere, tid på at lede efter information end faktisk at læse og bruge den. At have digitale arkiver, hvor ønskede dokumenter er få klik væk, kan føre til et boost i effektiviteten på arbejdspladsen, med en stigning i produktiviteten ofte fundet efter implementeringen af et værktøj som Enterprise Content Management.

I KYOCERA's Business Digitalisation in Europe Outlook 2019 indrømmede næsten hver tredje organisation at spilde for meget tid på at behandle dokumenter og erkendte også, at det at have forskellige versioner og forskellige kopier af det samme dokument gemt på servere og enheder som et stort problem.

I sidste ende betyder dette, at daglige operationer bliver tidskrævende og komplicerede, for eksempel inden for kontraktstyring, hvor tabt forretning eller forsinkelser i forhandlinger kan være forårsaget af omfattende papirarbejde.

At gøre papirarbejde digitalt kan løse disse problemer og forhindre mange flere. Moderne softwareløsninger giver virksomheder mulighed for at indfange og digitalisere dokumenter, samtidig med at de indekseres, og frem for alt omdanne dem til nyttige, søgbare oplysninger.

I dagens hurtige marked kan en virksomhed opnå en konkurrencefordel ved at bruge den rigtige teknologi. Digitalisering af dokumenter og centralisering af information med Content Services i en virksomhed kan føre til betydelige besparelser i tid og penge, samtidig med at den øger den samlede effektivitet og giver bedre muligheder for at udnytte ressourcer.

tablet

Læs vores white paper

Download din kopi af whitepaperen for at lære mere om de udfordringer, virksomheder står over for, når det kommer til sikker opbevaring af data.

Hvis du fandt denne artikel nyttig, kan du også være interesseret i at læse vores seneste undersøgelse om digitaliseringens omfang i virksomheder i hele Europa.

Læs vores undersøgelse for at lære mere

Business Digitalisering i Europa Outlook 2019

Cookies og dit privatliv

Vi bruger vigtige cookies for at sikre, at vores hjemmeside fungerer korrekt. Statistiske cookies hjælper os til bedre at forstå, hvordan vores hjemmeside bruges, og markedsføringscookies giver os mulighed for bedre at skræddersy indhold til de besøgende på vores hjemmeside. Du kan vælge dine cookie-præferencer ved at bruge knappen 'Preferences' nedenfor, eller vælge 'Accepter alle cookies' for at fortsætte med alle cookies. Ved at vælge 'Accepter alle cookies' accepterer du lagringen af ​​disse cookies på din enhed. Du kan afvise disse cookies ved at vælge "Accepter kun væsentlige cookies", i dette tilfælde tillader du os kun at placere de cookies, som er nødvendige for korrekt visning af vores hjemmeside på din enhed.

Cooke præferencer

Feltet er påkrævet

Vi bruger cookies for at sikre os, at vores website fungerer som det skal, eller indimellem for at yde en service til dig hvis du beder om det (som f.eks. at administrere dine cookie præferencer). Disse cookies er altid aktive, medmindre du sætter din browser til at blokere dem, hvilket muligvis forhindrer websitet i at fungere som forventet.

Feltet er påkrævet

Disse cookies giver os mulighed for at måle og forbedre ydelsen på vores website.

Feltet er påkrævet

Disse cookies placeres kun i tilfælde af at du giver dit samtykke. Vi bruger Marketing Cookies til at følge, hvordan du klikke på og besøger vores websites, så vi kan vise dig indhold baseret på dine interesser og for at vise dig personlig reklame. I øjeblikket accepterer du ikke disse cookies. Markér check boxen, hvis du gerne vil.