KYOCERA Document Solutions
Kunstig intelligens (AI) er hurtigt blevet en naturlig del af mange virksomheders digitale udvikling. Organisationer over hele Europa undersøger, hvordan AI kan effektivisere arbejdsopgaver, analysere information hurtigere og forbedre beslutningstagning.
Samtidig er virkeligheden bag hypen mere kompleks, end mange tror. Selvom interessen for AI vokser, er det stadig relativt få virksomheder, der formår at implementere teknologien fuldt ud i deres forretning.
Ifølge EU-Kommissionens rapport om AI-anvendelse fra 2024 bruger kun 13,5 % af Europas virksomheder i dag AI-teknologi i praksis.
Det viser tydeligt, at AI ikke kun handler om at købe nye værktøjer. For at lykkes kræves de rette forudsætninger – i form af data, processer, teknologisk infrastruktur og organisatorisk modenhed.
For virksomheder, der ønsker at tage det næste skridt med AI, starter arbejdet derfor med et vigtigt spørgsmål: Er organisationen egentlig klar?
Hvorfor AI-beredskab er afgørende
Mange virksomheder fokuserer i første omgang på selve teknologien – hvilken platform, model eller AI-løsning der skal anvendes. Men en succesfuld AI-transformation handler grundlæggende om langt mere end det.
AI er afhængig af korrekt og tilgængelig information, tydelige arbejdsgange og medarbejdere, der ved, hvordan teknologien skal bruges i praksis. Hvis disse grundlæggende elementer mangler, risikerer selv avancerede AI-løsninger at skabe begrænset værdi.
Studier fra blandt andet McKinsey’s State of AI-rapport viser, at mange virksomheder tester AI i mindre skala, men at betydeligt færre lykkes med at integrere løsningerne bredt i organisationen.
At vurdere virksomhedens AI-modenhed før større investeringer kan derfor reducere risici, undgå dyre fejl og skabe bedre forudsætninger for reel forretningsværdi.
Et godt udgangspunkt er at styrke disse grundlæggende forudsætninger ved at effektivisere arbejdsgange gennem moderne løsninger til dokumenthåndtering og virksomhedens printløsninger.
Fem vigtige områder at have på plads før AI
1. Struktur på information og data
AI er kun så god som den information, den har adgang til.
I mange virksomheder er vigtig information spredt i e-mails, Excel-filer og separate systemer. Når data er svær at tilgå eller ustruktureret, bliver det vanskeligt for AI at levere pålidelige analyser og automatisering.
For at skabe de rette forudsætninger skal virksomheder sikre, at information er digitaliseret, søgbar og samlet i fælles systemer.
Det indebærer blandt andet, at:
- Dokumenter og data er organiseret og nemme at finde
- Information lagres centralt i stedet for i isolerede systemer
- Medarbejdere hurtigt kan få adgang til relevant information for at træffe beslutninger
Moderne dokumenthåndteringsløsninger spiller ofte en central rolle i dette arbejde.
2. Tydelige arbejdsgange og processer
AI giver størst effekt, når den anvendes i veldefinerede processer.
Hvis arbejdsgange varierer mellem afdelinger eller mangler klar struktur, bliver automatisering markant sværere at implementere.
Ved at kortlægge, hvordan information og dokumenter bevæger sig gennem organisationen, kan man ofte identificere flaskehalse, manuelle trin og unødvendige processer.
Det skaber muligheder for at effektivisere forretningen gennem fx automatisering, intelligent dokumenthåndtering og digitale arbejdsgange.
Tegn på god AI-parathed er blandt andet, at:
- Vigtige processer er dokumenteret og tydelige
- Manuelle trin er identificeret til mulig automatisering
- Arbejdsgange understøttes af digitale værktøjer frem for manuelle rutiner
3. Moderne og sikker digital infrastruktur
For at AI-løsninger kan fungere effektivt, kræves moderne og sammenhængende systemer.
I OECD’s Digital Economy Outlook fremhæves det, at digital infrastruktur og brug af cloud-løsninger er centrale faktorer for at muliggøre AI-transformation i voksende organisationer.
Ældre IT-miljøer, der ikke kan integreres med andre platforme, bliver ofte en barriere for både automatisering og dataflow. Cloud-baserede løsninger og integrerede systemer gør det lettere at dele information på tværs af værktøjer og afdelinger.
Samtidig bliver sikkerhed stadig vigtigere. AI håndterer ofte forretningskritisk og følsom information, hvilket stiller høje krav til adgangskontrol, databeskyttelse og overvågning.
En stabil digital base indebærer typisk, at:
- Systemer og platforme kan kommunikere med hinanden
- Information kan deles sikkert mellem brugere og enheder
- Cloud-tjenester understøtter fleksibilitet og skalerbarhed
- Sikkerhedsprocedurer beskytter virksomhedens data og dokumenter
The purpose of an AI readiness assessment is not to achieve perfect scores but to identify where improvements are needed."
4. Kompetencer og digitale færdigheder
Medarbejdere behøver ikke være AI-specialister, men de skal have evnen til at afprøve nye værktøjer, fortolke indsigter og tilpasse deres arbejdsgange derefter.
Forskning fra World Economic Forum i rapporten Future of Jobs viser, at digitale færdigheder og AI-relaterede kompetencer er blandt de hurtigst voksende kompetencekrav globalt.
Uddannelse og erfaring spiller derfor en central rolle i at skabe tryghed og forberede organisationer på en AI-drevet udvikling.
Hvordan det fungerer i praksis:
- Medarbejdere får træning i digitale værktøjer og ny teknologi
- Teams opfordres til at afprøve nye løsninger i deres arbejde
- Medarbejdere forstår, hvordan teknologien kan understøtte det daglige arbejde
5. Virksomhedskultur og åbenhed for innovation
Virksomhedskulturen er ofte afgørende for, om AI-initiativer lykkes eller ej.
Indførelsen af AI kan medføre ændrede arbejdsgange, nye kompetencekrav og ændrede måder at arbejde på. Organisationer, der er modstandsdygtige over for forandring, risikerer derfor at have svært ved at skabe værdi af ny teknologi.
Ledelsen spiller en nøglerolle i at kommunikere værdien af AI og i at skabe forståelse for, at teknologien er et værktøj til at understøtte arbejdet – ikke erstatte medarbejderne.
Virksomheder, der fremmer ny teknologi og løbende forbedringer, har generelt bedre forudsætninger for at lykkes med deres AI-transformation.
Sådan ser det ud i praksis:
- Ledere støtter aktivt innovation og digital udvikling
- Medarbejdere føler sig trygge ved at afprøve nye værktøjer og arbejdsgange
- Kontinuerlig forbedring er en naturlig del af organisationens arbejde
Fra ambition til handling: lederguide til AI-drevne arbejdspladser
En ny rapport fra Economist Impact, sponsoreret af Kyocera, viser en voksende kløft mellem virksomheders AI-ambitioner og deres faktiske beredskab i arbejdsstyrken. Undersøgelsen peger på kompetencemangel og begrænsede investeringer i kompetenceudvikling som nogle af de største barrierer for at omsætte AI-strategier til langsigtet og bæredygtig forretningsværdi.
Fra beredskab til handling
Få organisationer vil opnå høje niveauer på alle fem områder samtidig – og det er helt normalt.
Formålet med en AI-beredskabsanalyse er ikke at opnå perfekte resultater, men at identificere, hvor organisationen har behov for at udvikle sig for at kunne tage næste skridt.
Mange virksomheder begynder derfor med at styrke deres grundlæggende forudsætninger ved fx at:
- digitalisere papirbaseret information
- forbedre og effektivisere dokumentflows
- samle og strukturere data i fælles systemer
- modernisere den digitale infrastruktur
I dette arbejde kan løsninger til dokumenthåndtering og moderne printsystemer spille en vigtig rolle ved at digitalisere informationsstrømme, øge tilgængeligheden og styrke sikkerheden i måden, information håndteres på.
At forberede organisationen på AI-transformation
AI vil i stigende grad påvirke, hvordan organisationer håndterer information, automatiserer rutineopgaver og understøtter beslutningstagning.
Men en succesfuld AI-transformation handler ikke kun om at vælge den rette teknologi. Virksomheder skal også sikre, at de rette data, systemer og organisatoriske kompetencer er på plads, så teknologien kan skabe reel værdi.
Ved at styrke informationshåndtering, arbejdsgange, teknologisk infrastruktur, kompetencer og organisationskultur kan virksomheder skabe en klar retning for AI-implementering og langsigtet digital udvikling.
Kontakt os!
Vores ekspertteam står klar til at besvare dine spørgsmål, løse dine udfordringer og håndtere dine salgsforespørgsler.