9 grunde til, hvorfor det er vigtigt at være en papirfri virksomhed.

At blive et papirfrit kontor er et ønskeligt mål for de fleste organisationer. At gøre det betyder at reducere papirforbruget og har til formål at spare en masse penge, hjælpe miljøet og fremskynde forretningsprocesser. Selv hvis virksomheder ikke når et 100 % papirfrit miljø, kan de gøre kæmpe fremskridt.

Gå papirfrit

At komme i gang på den rigtige vej er den svære del, men med omhyggelig planlægning vil enhver virksomhed nå sine mål.

1. Tid er penge, og at gå papirfrit undgår spild

Der er mange fordele ved papirfrie miljøer i den digitale tidsalder. En af de vigtigste er, at det sparer tid for medarbejdere. Arkivering af dokumenter betyder ikke længere langsomt at udskrive dem, og derefter skulle søge efter dem manuelt senere. Digital lagring kan gøres på få sekunder, og hentning involverer et hurtigt computersøgning. Reduktionen i medarbejderarbejdstimer brugt på menial opgaver er betydelig.

2. Spar både plads og penge, Digital lagring sparer også plads.

De kasser med papirfiler, der er akkumuleret over tid, har krævet arkivskabe og specialrum. Frigivelse af plads er en grund til, at papirfrie kontorer også har tendens til at være billigere at drive, da der ikke er behov for at investere i on-site lagringsfaciliteter. Men der er mange andre besparelser, såsom alle de årlige omkostninger til blæk, toner og porto. Forskning tyder på, at dette løber op i gennemsnit omkring £100 om året pr. medarbejder. For en stor organisation med 500 medarbejdere giver afskaffelsen af disse papirprocesser en årlig besparelse på £50.000.

3. Gå digital for at fjerne grænser og glemme afstand

En yderligere fordel er, at papirfri lagring i skyen giver øjeblikkelig adgang på tværs af geografiske grænser. Dette er særligt nyttigt i multinationale organisationer. Hvis en medarbejder i London ønsker at få adgang til et dokument fra en kollega i Australien, men det er midt på natten i Sydney, betyder det ikke noget. Med et papirfrit kontor logger den londonbaserede medarbejder ind på virksomhedens cloud-lager, søger efter filen og arbejder på den med det samme.

4. Styrk sikkerheden af datahåndtering

Papirfrie data kan faktisk også være mere sikre. Virksomheder skal være omhyggelige med at sikre, at deres data er krypteret og placeret i en privat cloud eller på en virksomhedsdataserver, hvor det er muligt at begrænse adgang. Digitale filer er klart ikke i fare for at blive ødelagt ved en brand eller stjålet ved et indbrud. Sikkerhed er et komplekst emne, og der er argumenter på begge sider. Nogle virksomheder kan beslutte, at de ønsker at opbevare særligt følsomme data på papir i sikre hvælv for at beskytte sig mod hackere. Igen skal der tænkes meget over at finde de rigtige politikker for hver organisation.

5. Hjælp med at gøre verden til et bedre sted med et miljøbidrag.

Der er uden tvivl også fordele for miljøet. Den gennemsnitlige virksomhed behandler mere end 10.000 stykker papir om året, hvilket svarer til et lille træ. Admittedly, argumenterne er igen dobbeltskægget. Virksomheder med strenge politikker om genbrug af papir kan reducere miljøtabene betydeligt, især da træer brugt til at lave papir ofte plantes igen. Så der er ingen grund til at føle sig skyldig over at bruge papir til udskrivning, især når der gøres strenge bestræbelser for at reducere dets brug. Nogle virksomheder beslutter, at papir er et overlegent format til visse situationer. For eksempel, når advokater ønsker at undgå at efterlade annoteringer i digitalt format, virksomheder, der foretrækker fysisk skiltning frem for digitale metoder, eller enkeltpersoner, der foretrækker at analysere lange og komplekse dokumenter på papir. For de fleste virksomheder tilbyder betydelig papirreduktion store fordele. Men det er ikke en ligefrem ændring at foretage. Det er simpelthen ikke muligt at blive papirfrit natten over trods tilgængeligheden af de utallige værktøjer, der er til rådighed. Der kræves nøje overvejelse, og det er bedst at være tålmodig og tage sig tid til at gøre det rigtigt. At blive papirfrit er en langsom proces, der typisk tager måneder eller endda år.

6. Vigtigheden af medarbejderkøb fra starten

I starten er det afgørende at få medarbejdernes opbakning. Alle skal forstå årsagerne bag hver ændring, fordi det vil påvirke alt, hvad de gør på arbejdet, dybtgående. De skal forstå organisationens nye protokoller. For eksempel kan de blive bedt om at generere rapporter direkte til PDF'er eller bruge smartphone-apps, der fanger indholdet af papirfiler og omdanner dem til et digitalt format. Workshops og træning er en god idé. At gå papirfrit kræver en forståelse af digitale teknologier, som mange af arbejdsstyrken aldrig har brugt før.

7. Bortskaffelse og scanning bliver lettere

Det næste skridt er at bortskaffe forældet materiale, såsom gamle notater og manualer. Der skal udvises stor omhu for ikke at smide noget væk, der er værdifuldt, og det er klogt at konsultere revisorer og advokater for at fastslå, hvad der skal bevares. De resterende dokumenter vil skulle scannes ind, hvilket kræver en stor indsats i starten. En scanner med OCR-software vil kunne scanne dokumenter automatisk ind i søgbare PDF- eller Word-filer. De vil alle skulle dateres og kategoriseres for nem hentning.

8. Midlertidig opbevaring og derefter shredding er meget mere omkostningseffektiv

Alle de dokumenter, der er blevet scannet ind i digitale kopier, bør derefter flyttes til en offsite lagerenhed i en måned eller to, i tilfælde af at der har været en fejl i uploadprocessen. Når den tildelte opbevaringsperiode udløber, kan dokumenterne shreddes. Dumpning af årsvis af optegnelser i skraldespanden kan være en gave til konkurrenter. Et specialiseret shreddingfirma vil garantere, at alle følsomme optegnelser ødelægges. Fjern fristelser til at sikre, at medarbejdere gradvist bevæger sig mod et papirfrit miljø ved at gøre det mere besværligt at bruge papir. Virksomheder bør fjerne printere og faxmaskiner og levere dual-monitor opsætninger, der gør det lettere at læse flere dokumenter på én gang. Personale bør være forpligtet til at tilmelde sig papirfrie faktureringsmuligheder, så de kan sende fakturaer og kvitteringer via e-mail i stedet for at poste dem. Virksomheder kan ønsker at beholde muligheden for at udskrive et sted i bygningen, men gøre det sværere at få adgang til værktøjerne.

9. Et udvalg af teknologier løser hvert problem

Et udvalg af teknologier tilbyder et digitalt alternativ til papir for alle aspekter af kontorlivet. For eksempel kan online-tjenester som eFax og FaxZero erstatte traditionelle faxmaskiner, og Google Docs tillader kolleger at arbejde samtidigt på et dokument. Cloud-baserede værktøjer som SurveyMonkey tilbyder gratis tjenester til at udføre undersøgelser, og filoverførselssystemer som Dropbox tillader store rapporter og fotografier at blive delt. Med TurboScan-appen kan medarbejdere tage billeder af dokumenter med smartphones, derefter oprette PDF'er og sende dem via e-mail. Dette er blot et par eksempler, hvor der er behov for nøje overvejelse, før du vælger digitale værktøjer. Brugen af digitale teknologier kan hjælpe virksomheder med at nå deres papirfrie mål, men de vil ikke være nok alene. Når teknologien er allieret med omhyggelig planlægning, kan alle virksomheder med sikkerhed sætte kurs mod en papirfri fremtid.