Hvad er fremtiden for Content Management?

Arbejdet med poster og dokumenter optager næsten to tredjedele af en gennemsnitlig medarbejders dag, hvilket betyder, at virksomhederne bruger Enterprise Content Management (ECM)- systemer til at håndtere den store mængde indhold. Disse værktøjer gør det muligt for virksomheder at samle al deres information og data ét enkelt sted.

Alligevel har mange virksomheder fundet ud af, at de er klar til at udvikle sig og i nogle tilfælde endda gå videre fra ECM. Det indikerer, at virksomhederne nu omfavner fleksibiliteten i cloud-baseret Content Management. Det er stadig tidligt, men kapaciteten i cloud-teknologien repræsenterer utvivlsomt fremtiden for Content Management i og med, at det letter samarbejdet, skabelsen af innovative apps og tilbyder en permanent omkostningsreduceret pris på opbevaring af data.

ECM udvikling

ECM har eksisteret i et kvart århundrede og er løbende blevet forbedret baseret på de virksomhedsområder der har gjort det til et hit. Virksomhedsejere har til tider følt sig overvældet af antallet af tekniske funktioner, særligt hos de virksomheder der har været nødt til at implementere mere end én ECM løsning. Clustering af alle lagene af software i et monolitisk system har vist sig yderst vanskeligt for mange IT-afdelinger.

Content management er inde i en overgangsperiode fra ECM-tjenester til cloud-platforme. Et studie fra AIIM viser, at flere og flere virksomheder vælger cloud-tjenester eller hybridmuligheder for på den mest omkostningseffektive og enkle måde, at hjælpe dem med at håndtere al den dokumentation, der kommer igennem deres virksomhed. Hybride løsninger medfører dog risici, såsom placering af datalagring, afskrivning af investeringer på hardware, hvilket på den korte bane kan resultere i høje omkostninger og komplikation, især hvis infrastrukturen ikke er på plads.

Cloud-teknologi er fremtiden

Alle problemerne med ECM fik Gartner til at tænke over, at teknologien ville blive
cloud-baseret i den digitale tidsalder. Forskningsfirmaet kom med et nyt koncept, Content Services, som ville blive cloud-baseret, fleksibelt og dynamisk. I stedet for at acceptere et selvstændigt system, ville virksomheder designe deres egne skræddersyede systemer. Terminologien er mindre vigtig end anerkendelsen af, at erhvervsmiljøet ændrer sig, og at virksomheder finder det mere og mere vanskeligt at styre de store mængder indhold og data. Forskningen understøtter Gartners holdning, at lokalbaseret ECM i nogen grad vil blive erstattet. En undersøgelse af 231 virksomheder foretaget af AIIM tidligere på året viste klart ønsket om en ændring i Content Management. Kun 15% af de adspurgte sagde, at de havde til hensigt at vælge en lokal løsning, mens en tredjedel havde valgt en cloud-baseret løsning, og yderligere 51% udviklede en hybridløsning. Hybridtilgangen er forståelig når du overvejer, hvor mange penge der er brugt gennem årene på fortsættelse af ældre løsninger.

Hybrid kan derfor være en effektiv midlertidig løsning, mens flere Content Services bliver cloud-baserede. Den voksende entusiasme over cloud-baseret content management førte til, at forskningsorganisationen "Markets and Markets" forudsagde, at den cloud-baserede ECM markedsstørrelse ville vokse fra US$9.77 billioner i 2017 til US$ 34.42 billioner i 2022.

Cloud-tjenester giver værdifulde fordele

Arbejdet med content og cloud appelerer også til millennials, der udgør tre fjerdedele af arbejdsstyrken i 2020 og forventer at kunne arbejde med de mest sofistikerede automatiserings teknologier. Derudover kan cloud tilbyde en langt større skalering. I cloud-tjenester kan du f.eks. udvide din lagerplads, når du har brug for det.

Frigør ressourcer og nå mere

Ved at etablere cloud content management, kan du frigøre budgetterne fra den begrænsning, som de tunge investeringer i on-site teknologi hardware udgør. IT-afdelingen bruger færre ressourcer på up-frontinvesteringen i ECM-investeringen, og de behøver ikke spilde tid på løbende vedligeholdelse. Som et resultat kan IT-medarbejderne fokusere på at udføre mere innovativt arbejde for at modernisere brugeroplevelsen. IT er ikke den eneste afdeling, der kan få fordel af cloud-baseret opbevaring.

Cloud-løsninger gør det lettere at automatisere de teknologier, der kræves til indbetalinger, udbetalinger, kontrakthåndtering, fakturahåndtering, og meget mere. Cloud content management giver mulighed for, at alt fra varebeholdninger til servicekontrakter indsamles et sted og deles med godkendte medarbejdere. Det letter kommunikationen mellem forskellige virksomhedsafdelinger, såsom den juridiske afdeling, HR og økonomi.

Cloud er den seneste innovation

Der er allerede mange innovative ekesmpler på cloud-baseret content management, som allerede imponerer brugerne med deres fleksibilitet. I stedet for at købe færdige systemer, der er designet til at styre indhold, kan du lettere integrere content management og forretningsprocesserne. IBM har sagt, at mange virksomheder nu blander deres tidligere opdelte indhold i cloud. Nogle virksomheder mener også, at det næste skridt i udviklingen af cloud-teknologien vil være brugen af robotics og AI for at få en højere grad af forretningsindsigt fra deres indhold. Udviklingen af de nye værktøjer har potentialet til at revolutionere content management i cloud. Fordelene for de virksomheder, der efterlader deres gamle systemer og går over til cloud-teknologier vil være eksponentiel.