Hvordan kan automatisering forenkle fakturabehandling?

En indgående faktura gennemgår en lang og kompleks proces. For de fleste virksomheder er traditionel fakturabehandling en langsom, dyr og fejlbehæftet procedure. Den skal kontrolleres af debitorfunktionen, registreres i faktureringssoftware, godkendes af en ansvarlig person, krydsrefereres og derefter opbevares til senere brug. En sådan besværlig procedure medfører høje arbejdsomkostninger og har et højt potentiale for forsinkelser og fejl. Når det går galt, og fakturaer forbliver ubetalte, skader det virksomhedens omdømme og kan resultere i gebyrer for forsinket betaling.

Cloud-baseret automatisering af fakturabehandling er imidlertid nu tilgængelig og kan løse sådanne problemer. Cloud-teknologi revolutionerer næsten alle aspekter af erhvervslivet. Det ændrer måden, kolleger og kunder interagerer på, letter internationalt samarbejde og gør det muligt at sælge varer på tværs af grænser. Gartner forudsiger, at 36% af virksomhederne i 2020 vil bruge cloud-teknologi til mere end halvdelen af deres transaktionsbaserede systemer, herunder al økonomistyring, hvilket viser automatisering af regnskabsprocesser som en voksende tendens.

At strømline fakturaprocessen er afgørende for at sikre en effektiv drift af en virksomhed, så regninger bliver betalt til tiden, og vigtig dokumentation er godt organiseret uden at blive beskadiget eller mistet. Ved at flytte alt dette papirarbejde til en digital platform gennem automatiseret fakturabehandling er virksomheder klar til at løse en af deres største hovedpiner.

Teknologi, der tager tid at få fart på

Til trods for den accelererende overgang til cloud-teknologi halter nogle virksomheder efter. Dette er særligt skadeligt for fakturabehandling, som er blevet stadig mere kompleks i de senere år. Fakturaer kan nu modtages gennem en lang række forskellige platforme, herunder post, e-mail, kurér og fax. De skal alle indtastes i systemet manuelt, hvilket fører til et højt antal fejl, såsom at betale penge to gange, duplikere fakturaer, betale det forkerte beløb og indtaste et forkert ordrenummer.Another common mistake is to pay an invoice before goods have been received. The manual processing of invoices is a slow method at odds with the fast-moving modern world. It begins when an accounts’ payable (AP) department receives the invoice. They have to verify its contents and then upload the details to the system's software. But that’s just the beginning, it then has to be sent off for approval from higher authorities. This is where there is a high potential for delays. If business managers have hectic schedules, they delay approving the invoice for days as other tasks take priority. Late fees and a damaged relationship with a vendor could be the result and is an expensive process to run. An organisation pays its staff to manually review invoices, liaise with business managers, upload information, then file for retrieval later on. When there are mistakes, as there inevitably are, it’s costly to put them right. The market intelligence company, Aberdeen, calculated that the most efficient companies spent an average of 2.8 days processing invoices at the cost of about US$2.18, whereas the industry average was closer to US$9.40. The secret of the top performing companies? Automating the process, preferably in the cloud.

Cloud-teknologi sparer både tid og penge

Cloud-baserede virksomheder sparer meget tid og penge ved at flytte fakturabehandling ud af lokalerne. Der er ingen udgifter til udskrivning og porto, og medarbejderne behøver ikke længere at indtaste detaljer manuelt på serveren. I stedet for at fakturaer hober sig op og bliver glemt eller væk, bliver de automatisk betalt til tiden, hvilket skaber gode forretningsrelationer. Der er ikke behov for at betale for en masse IT-ydelser, såsom opdateringer til software og fejlrettelser. Serviceudbyderen tager sig normalt af sådanne ting eksternt.

Cloud-teknologi muliggør en ubegrænset mængde skalerbarhed til en lav pris. Gevinster er typisk månedlige, hvilket undgår dyre installationer af nye servere, når virksomheder udvides. Skalerbarhed gør cloud-baseret fakturering attraktiv for hurtigt voksende SMV'er, men nogle af de største virksomheder er efterløbere, typisk fordi de har separate regnskabssystemer for hver afdeling. Det sker til trods for, at deres forvirrende fakturaprocesser ville opnå enkelhed og effektivitet ved at blive centraliseret i cloud-en.

Virksomheder, der overvejer at skifte til cloud-baseret fakturabehandling, bør indse, at det ikke er så kompliceret, som det måske ser ud. Integrationen af cloud-en med et backend-system er ligetil, fordi output fra cloud-en kan genereres i ethvert kodningsformat. Det betyder ikke noget, om det er standard XML, CSV-filer eller et kundespecifikt system. Den analytiske kodning af fakturaerne kan udføres direkte i cloud-en og derefter bruges af backend-systemet til automatisk at generere fakturaer.

Umiddelbare fordele for økonomifunktionen og hele virksomheden.

Implementeringen tager ikke lang tid, da den primært foregår i et offentligt cloud-miljø. Når systemet er på plads, er der umiddelbare fordele for medarbejderne i økonomifunktionen og på tværs af hele virksomheden, idet det definerer klarere arbejdsgange for medarbejderne og sparer tid, som de kan bruge på andre opgaver. Det er muligt at kontrollere, hvem der behandler en faktura på et givet tidspunkt, og hvor længe den har ventet på godkendelse. Det betyder, at der er langt færre forsinkelser end ved traditionel fakturering, som ofte kræver sporing af mistede dokumenter eller opfølgning på travle ledere. Fordi hvert dokument har et revisionsspor, kan det ikke gå tabt, og det er lettere at opbevare og hente.

For kunderne er systemet mere ligetil. Alt de behøver er en app, der forbinder sig til backoffice med en cloud-baseret faktureringløsning. Med de rette rettigheder kan brugere hente fakturaer øjeblikkeligt, hvilket gør fakturabehandling mere åben og synlig. Alt det kræver at tilføje en bruger er oprettelsen af en ny e-mail og et konto navn, hvilket giver øjeblikkelig adgang til systemet. Omvendt er det lige så hurtigt at slette brugere.

Det første skridt til at finde en passende cloud-baseret service er at vælge flere potentielle udbydere og sammenligne tjenester. Det næste skridt er at vælge en og gå efter den. De fleste organisationer vil se umiddelbare fordele ved at strømline deres fakturering. Medarbejderproduktiviteten vil stige, omkostningerne vil falde, og faktureringsfejl vil forsvinde.