Please enter your username or email. We’ll send you an email with instructions on how to reset your password. If you have forgotten your username, did not receive the email to reset your password or need help, contact our support team.
Hvis du har skrevet en korrekt e-mail i vores database, svarer vi indenfor...
You can request a new account by submitting your details to your local sales centre. Upon approval, we will email you a temporary password.
At present, registered users are restricted to Partners and Employees of Kyocera Document Solutions. Please note that your local legacy Extranet are still available and accessible to you via the button below.
Konceptet om et papirfrit kontor er skræmmende for mange virksomheder. De føler sig pressede til at forvise alt papir fra deres lokaler eller at de vil have fejlet og for evigt forblive digitalt urene. Men de bør ikke føle sig intimideret. Det er fint at tro, at papir stadig spiller en vigtig rolle, selv i en papirfri verden, hvilket betyder, at organisationer flytter så mange af deres operationer online som muligt. Virksomheder kan komme et langt stykke ad vejen mod at blive papirfrie uden at skulle opgive udskrivning helt. Selv uden at nå perfektion kan de spare ressourcer, fremskynde processer og gøre det lettere at sikkerhedskopiere data.
Et bedre mål for de fleste virksomheder er at sigte efter at bruge betydeligt "mindre papir" i stedet for at være helt "papirfrie". Der er nogle solide forretningsmæssige grunde til at gøre indsatsen. Det amerikanske miljøagentur siger, at digitale metoder sparer 80 USD om året pr. medarbejder i papir, blæk, toner, lagerplads og porto. Virksomheder sparer på omkostningerne til shredding-tjenester for følsomme oplysninger og kan måske undvære hele rum og lagerenheder. Gartner estimerede, at omkostningerne ved arkivering, opbevaring og hentning af papir for amerikanske virksomheder lå mellem 25 og 35 milliarder USD. Digitale lagringsløsninger er tilgængelige til en meget lavere pris. Der er også beviser på, at kunder reagerer hurtigere på digitale undersøgelser og fakturaer i modsætning til papirbaserede.
Paper is not going to disappear completely from offices.
Teknologien udvikler sig og bringer nye måder at optimere processer på, i vid udstrækning gennem virksomheder, der går papirfrie, men det behøver ikke betyde slutningen på udskrivning og brugen af papirdokumenter i kontormiljøer. At beslutte, hvilke dokumenter der stadig skal udskrives, er en central del af transformationen til at blive papirfri.
Mindre virksomheder kan gemme alle deres dokumenter på deres egne servere, men store organisationer vil have brug for skyen, som er ideel til det papirfrie kontor. Et cloud-baseret dokumentstyringssystem (DMS) gør det muligt at tagge dokumenter digitalt, hvilket betyder, at de kan hentes på forskellige steder uden at skulle lave kopier. Der behøver kun være ét hoveddokument. Med et DMS er det også umuligt at miste eller fejlplacere dokumenter, hvilket er en almindelig forekomst ved papirlagring. Med skyen gemmes alle ændringer øjeblikkeligt, og det er ligetil at oprette flere versioner af dokumenter. Der er ingen risiko for, at de bliver ødelagt ved en brand eller oversvømmelse. Selvfølgelig kan datasikkerhed være et problem, og virksomheder skal implementere strenge kontroller for adgang til følsomme oplysninger.
Et papirfrit kontor er godt egnet til fleksible og moderne arbejdsmetoder. Virksomheder i dag ønsker at være agile, flytte kontorer, når en bedre mulighed opstår, og det er lettere at overføre data digitalt end at slæbe rundt på bunker af papir. Digital lagring gør det hurtigere at hente dokumenter og lettere at sikkerhedskopiere dem. De fleste kontormedarbejdere bruger mindst én dag om ugen på at arbejde eksternt, så at kunne få adgang til dokumenter i skyen eller på virksomhedsserveren gør deres liv lettere. For internationale teams i forskellige tidszoner ville samarbejde være praktisk umuligt, hvis de stolede på papirdokumentation. Det er sandt, at overgangen til et papirfrit kontor betyder, at man skal investere i flere skærme, og nogle virksomheder afviser omkostningerne, men adskillige akademiske undersøgelser viser et hurtigt afkast af investeringen.
Trods argumenterne for at gå papirfrit, er der social modstand mod at afskaffe papir. En undersøgelse af 500 britiske arbejdstagere af Toluna Group fandt, at 84% bevarede information bedre efter at have læst det på papir, 83% foretrækker det, og 79% fandt det mere afslappende. Salget af e-bøger er faldet drastisk de seneste to år i både USA og Storbritannien, da læsere opdager charmen ved papirbøger, hvilket fører til, at de bliver mærket som den "nye vinyl". Til tider kan digitalt blive opfattet som koldere og mere upersonlig, uden de taktile kvaliteter af papir. Argumentet om, at brug af for meget papir er skadeligt for miljøet, er også dobbeltskægget. Det viser sig, at papir er det nemmeste materiale at genbruge. Den amerikanske skov- og papirforening (AFPA) siger, at i 2015 blev 51 millioner tons papiraffald genbrugt. AFPA siger, at i 2016 nåede den amerikanske papirgenvindingsrate en rekordhøjde på 67,2 %. Amerikanerne genbruger i gennemsnit mere end 330 pund papir om året, og der plantes flere træer, end der ødelægges ved papirbrug. I mellemtiden er kun 20 % af elektroniske enheder genbrugt.
Virksomheder vil skulle udvikle deres egne politikker omkring papirbrug, men en idé er at tillade medarbejdere at udskrive dokumenter, der kræver længere gennemsyn og analyse. Et eksempel er en advokat involveret i kompleks retssag. Hvis han eller hun skal læse en masse krydsreferenceret information, er det meget lettere at arbejde på papir end i et digitalt format. Eller hvis advokaten ønsker at annotere følsomme juridiske dokumenter i hånden og derefter ødelægge noter, fungerer papir bedst. Omvendt behøver alt, der læses én gang, ikke ses på papir. Officiel dokumentation, såsom fakturaer, bør også være papirfri. I nogle tilfælde vil virksomheder have brug for en kombination af papirfrie og papirbaserede løsninger. De virkelige farer ved hackere, der bryder ind i digitale systemer og stjæler data, betyder, at følsomme oplysninger måske bedst kan opbevares på papir i et sikkert hvælv. Hvis en virksomhed for eksempel ønskede at holde en ny formel for en kuglesikker vest hemmelig, kunne de opbevare en elektronisk registrering, der krydsrefererer en papirregistrering af de mest følsomme detaljer. Brugen af gammeldags papir kan redde dem fra at miste deres intellektuelle ejendom.
Papir vil ikke forsvinde helt fra kontorer i lang tid, hvis nogen sinde, hvilket ikke bør være en kilde til selvanklage for virksomheder. Ingen bør føle sig mobbet til at blive helt papirfrie. Virksomheder kan tage store skridt til at reducere deres papirforbrug, men stadig efterlade nogle lejligheder, hvor de foretrækker det frem for digitale metoder.
At gå mod et papirfrit kontor kan være skræmmende, men det er en udfordring, som alle virksomheder bør imødekomme.